Chào bạn!
Theo như nội dung câu hỏi của bạn, Sở Tư pháp trả lời như sau:
Theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch nêu rõ:
"Trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, không có giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế giấy báo tử theo quy định khoản 2 Điều 4 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết; trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử không có giấy tờ, tài liệu, chứng cứ chứng minh hoặc giấy tờ, tài liệu, chứng cứ không hợp lệ, không bảo đảm giá trị chứng minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký khai tử".
Và tại Công văn số 1195/HTQTCT-CT ngày 02/12/2020 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn nghiệp vụ đăng ký khai tử đã hướng giấy các loại giấy tờ thay thề Giấy báo tử trong thủ tục đăng ký khai tử như sau:
“Đối với trường hợp đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, người yêu cầu đăng ký khai tử phải cung cấp được giấy tờ, tài liệu, chứng cứ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận hợp lệ chứng minh sự kiện chết (ví dụ: hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm do cơ quan, đơn vị nơi học tập, công tác quản lý, xác nhận, Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng, Hợp đồng hỏa táng, văn bản xác nhận của chính quyền, công an địa phương ....), các giấy tờ, tài liệu này cần được cơ quan đăng ký hộ tịch phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin đúng sự thật.
Trường hợp người yêu cầu đăng ký khai tử chỉ cung cấp được các giấy tờ như: gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân của người chết (nếu có); ảnh bia, mộ người chết; văn bản xác nhận của người làm chứng về các thông tin liên quan đến người chết, sự kiện chết; nếu các thông tin này được cơ quan đăng ký hộ tịch kiểm tra, xác minh, khẳng định được tính xác thực, có lập Biên bản xác minh thì có thể vận dụng coi là căn cứ để thực hiện việc đăng ký khai tử”.
Trên đây là một số loại giấy tờ thay thề Giấy báo tử trong thủ tục đăng ký khai tử cho người chết đã lâu, Sở Tư pháp liệt kể để bạn đối chiếu hồ sơ của bạn để yêu cầu thực hiện thủ tục đăng ký khai tử (nếu có).
2. Về vấn đề phân chia di sản thừa kế
Theo quy định Điều 57 Luật Công chứng và điểm d khoản 3 Điều 13 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp; hành chính tư pháp; hôn nhân và gia đình; thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản bắt buộc phải có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết hoặc người thừa kế đã chết và đồng thời cũng quy định Công chứng viên phải kiểm tra hồ sơ, nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
Hiện nay, Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng chưa quy định cụ thể về giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết hoặc người thừa kế đã chết là loại giấy tờ nào. Nên thực tế trong quá trình thực hiện công chứng, công chứng viên sẽ vận dụng Công văn số 1195/HTQTCT-CT ngày 02/12/2020 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp để thực hiện, trong một số trường hợp thì công chứng viên tiến hành xác minh.
Do đó, nếu Bạn liên hệ với các tổ chức hành nghề công chứng bạn nên mang toàn bộ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế để được hướng dẫn, xem xét giải quyết.
Thân ái chào bạn!